адв. Йордан Даскалов, тел. 0889 967 151; e-mail: office@personal-lawoffice.eu

Омръзнаха ли ви досадните реклами за защита на личните данни? Ако отговорът е да ето нещо ново, с което да изпреварите все още бездействащите си конкуренти.

Можете да сте едни от първите, които оставят в миналото воденето на лични трудови досиета на служителите на хартия.

Ще попитате защо? Нали и така ми е добре.

Този коментар, ще ви помогне да прецените.

Новата Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя беше обнародвана в Държавен вестник, бр. 40 от 15 май 2018 г. Тя е в сила от 19 май 2018 г.

Тя дава възможност за създаване и поддържане на електронно трудово досие посредством създаване, съхраняване и размяна на електронни документи между работодателя и служителите.

Ето и кратко обобщение на правилата:

КАКВО Е ЕЛЕКТРОННО ТРУДОВО ДОСИЕ

Това е възможност за подписване и съхраняване в електронна форма на трудови договори и други документи, изискващи съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение – например допълнителни споразумения, заявления и молби, договори за повишаване на квалификацията и преквалификация и др.

Трудовото досие на служителя може да съдържа в електронна форма и документи, създадени от работодателя (длъжностни характеристики, заповеди, уведомления); документи, създадени от служителя (молби, заявления, съгласия, искания); документи, издадени от трети лица (медицински свидетелства, болнични листове, в това число и заверени уведомления и справки по чл. 62, ал. 5 от Кодекса на труда от Националната агенция за приходите, запорни съобщения).

КАК СЕ СЪЗДАВА ЕЛЕКТРОННО ТРУДОВО ДОСИЕ

Създаването на електронните документи, включително и на трудови договори, предполага наличието на електронен подпис. Има специфични изисквания, за начина по който се уреждат отношенията при въвеждане на механизма за подписване на документи. Тук от особено значение е и изборът на вида електронен подпис.

Още от самото начало работодателят трябва да подготви и процедура за обмен на електронна кореспонденция.

Преди да започне размяната на електронни документи е необходимо също и оформянето на отношенията за това. То също се извършва предварително и изискванията са сходни с някои от правилата за защита на лични данни.

И НАЙ-ВАЖНОТО

КАК РАБОТОДАТЕЛЯТ ДА РАЗБЕРЕ ПРЕДИМСТВАТА НА ЕЛЕКТРОННОТО ТРУДОВО ДОСИЕ

Създаването и съхранението на електронни документи следва да се осъществява чрез информационна система, поддържана от работодателя. На практика вече няма фирма, която да не ползва специализирани програмни продукти – най-малкото счетоводен софтуеър. Затова няма и технически пречки да се организира въвеждането на електронни трудови досиета.

Достатъчно е създаване на справка за движенията, установяване на лицата и електронните адреси, от които са извършени операциите, получаване и изпращане на документи чрез услуга за електронна препоръчана поща и др.

Всъщност всичко това не е сложно или свързано с излишни разходи. Но все пак преценката е за работодателя.

При въпроси свържете се с

Правна кантора „Даскалов“, тел. 0889 967 151; e-mail: office@personal-lawoffice.eu